문서스캔 vs OCR 뜻과 장단점 비교분석!

안녕하세요. 문서전자화 전문업체 일사천리다큐먼트입니다.

문서스캔과 OCR스캔은 비슷하면서도 다른 점들이 많아 많은 분들이 헷갈려하시는데요.

 

오늘은 그 뜻과 장단점에 대해서 비교분석해드리는 시간을 가지려고 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 스캔이란?

 

스캔은 SCAN으로 사진이나 문자, 그림 등을 복사하는 것을 말합니다.

일종의 디지털 데이터를 저장하는 행위죠.

 

과거에는 프린터에 장착된 스캐너라는 도구를 사용했는데요.

최근에는 스마트폰을 사용하여 스캔하기도 합니다.

심지어 스캔 후 텍스트로 변환까지 자동으로 진행됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

말만 들으면 핸드폰 하나만 있으면 문제가 없을 것 같지만

 

개인용으로 사용하는 1~2장 정도면 모르겠지만 기업체처럼 수백, 수천박스를 한번에 처리해야하고

또 그것을 서버에 저장하고 관리하는 일을 생각하면 핸드폰으로 할 수 있는 일이 아닙니다.

 

물론 개인이 개인적으로 하는 것에는 큰 문제가 없습니다.

갤럭시의 경우 어플을 깔지 않아도 자체 카메라 기능만으로도 가능합니다^^

PDF로 저장까지 지원해주죠.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 문서스캔 OCR 뜻

 

두 개의 차이를 알기 위해서는 먼저 뜻을 알아야 합니다.

 

OCR은 Optical Character Recognition 한국어로 풀이하면 광학문자인식을 뜻하며,

문서를 이미지 데이터로 저장하는 것이 아니라 문자 데이터로 변환하여 저장합니다.

 

반면 문서스캔은 이미지, 문자데이터로의 저장을 모두 포괄하나

OCR과 구분하기 위해 이미지저장을 뜻하는 의미로 주로 사용됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	장점	단점
문서스캔	1. 저렴한 서비스비용 2. 빠른 업무처리 가능 3. 정확한 이미지 복제	1. 수정편집이 불가능함 2. 텍스트 검색 불가 3. 큰 저장용량
OCR	1. 문자로 저장하여 문자데이터의 수정편집이 가능함 2. 전자문서자동화 관리가 가능하여 고객데이터 활용하기에 좋음 3. 텍스트 변형과정에서 오류가 발생할 수 있음	1. 비싼 작업비용 2. 변환작업에 시간이 오래 걸림 3. 데이터서버 구축이 필요함 4. 보안이 취약하여 안전한 보안 프로세스 구축필요

 

3. 문서스캔 vs OCR 장단점비교분석

 

위 표에 간단하게 장단점을 적어놔봤습니다. 각 항목별로 자세히 살펴보겠습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. 비용측면

 

비용면에서 보자면 문서스캔이 앞도적으로 저렴합니다.

 

작업시간이 더 오래걸리는 것은 논외로 치더라도

변환된 문자의 검수과정이 필요하기 때문에 검수인력이 추가로 투입되야 하며 이는 많은 인건비 상승으로 이어집니다.

 

일반적으로 A4용지 1장당 스캔비용이 수십원씩하는데 반해 OCR은 수백원씩합니다.

업체와 문서의 종류, 양마다 다르지만 적게는 몇배에서 많게는 열배까지 비용차이가 발생합니다.

 

A4용지 1박스가 2500장인걸 감안한다면 만장, 즉 4박스를 한다고 했을 때

50만원과 500만원이라는 큰 금액차이가 발생할 수도 있습니다.

(어디까지나 예시이며 정확한 견적은 업체를 통해 받아보시는 것을 추천드립니다.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. 정확도 측면

 

이미지스캔은 이미지를 그대로 저장하기 때문에

장비의 상태나 원본 종이의 상태가 매우 좋지 않은 특수한 경우를 제외하면 정확도에 큰 차이가 생기기 어렵습니다.

 

예를 들면 “안녕하세요”라는 글자의 이미지가 “안녕할까나”로 변할 일이 없다는 이야기입니다^^

 

반면 OCR은 프로그램이나 원본 상태에 따라서 “안녕하세요”가 “아녀아시오”처럼 말도 안되게 변할 가능성이 존재합니다. 특히나 원본이 인쇄물이 아닌 손으로 직접 작성했다면 데이터변환의 정확도가 더 많이 떨어질 수 있습니다.

 

그렇기 때문에 추가적인 후보정 작업이 필요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. 작업속도

 

앞에서 짧게 설명드렸지만 작업속도에서도 많이 차이가 납니다.

 

기본적으로 이미지만 저장하는 스캔에 비해 텍스트로 변환하는 OCR은 시간이 더 오래 걸리며,

그 후에 보정 단계까지 거친다고 하면 더 많은 시간차가 발생하게 됩니다.

 

OCR의 경우 데이터활용이 필요하다면 충분한 여유시간을 두고 순차적으로 진행하시는 것을 추천드리며,

지속적인 활용이 필요한 경우 업체와 연계하여 정기적인 OCR 작업을 해주시면 좋습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. 데이터용량 및 서버

 

아무래도 텍스트 문서와 이미지 문서간에는 많은 용량차이가 납니다.

특히나 이미지스캔 시에는 고품질의 이미지저장이 필요하기 때문에 많은 서버 용량을 확보해두셔야 합니다.

 

그러나 텍스트는 활용이 필요한 경우 프로그램연계가 필요하기 때문에,

오히려 더 많은 전문적인 작업과 서버 안전성이 필요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. 보안관리

 

문서스캔에 비해 수정이 가능한 OCR의 경우 보안관리가 중요합니다.

관련자들을 구분하여 열람, 수정, 삭제 등에 관한 권한을 부여하시는 것이 좋습니다.

 

또한 문자데이터가 외부에 유출되지 않도록 철저한 서버보안을 지켜주시는 것이 좋습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

지금까지 문서스캔과 OCR의 장단점에 대해서 알아보았는데요.

어떤 게 정답이다라는 것은 없습니다. 각자의 상황과 예산, 활용범위에 맞게 골라서 선택해주시면 됩니다^^

 

문서전자화가 필요하시다면 문서종합관리 전문업체 일사천리다큐먼트로 연락주세요.

고객님이 가지고 계신 고민을 속 시원하게 해결해드리겠습니다!