기업체 서류 문서보관소 선택 시 체크해야 할 5가지 사항

안녕하세요 문서보관업체 일사천리다큐먼트입니다.

 

회사에서 일을 하다 보면 정말 많이 나오는 것 중 하나가 바로 서류입니다. 회사에 계속 쌓아 둘 수 없으니 보존하지 않아도 되는 것들은 폐기하고 보존해야 하는 것들은 자사나 외부 창고를 이용해야 합니다.

 

외부에 있는 기업 문서보관소를 찾고 계신 분들을 위해 오늘은 업체 선정 시 꼭 체크해야 할 5가지에 대해서 이야기 드리는 시간을 갖고자 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 안전성

 

보존해야하는 기업서류들은 안전하게 지켜져야 합니다. 정보보안의 문제도 있지만 기록물유실 시 법적제재를 받을 수도 있기 때문입니다.

 

1) 외부침입에 대한 물리적 보호

그럴 일은 거의 없긴 하지만 외부침입에 의한 자료유출은 절대로 일어나서는 안 되는 일입니다. 물건이 없어지면 새로 살 수 있지만 정보가 유출되면 그건 돈으로 측정하기 어렵습니다.

 

저희 같은 경우 문서보관소 출입구부터 24시간 차량통제시스템을 운영하고 있습니다. 사전 허가된 차량만 지나갈 수 있고 ADT CAPS에서 유인 경비를 맡고 있습니다.

 

내부에는 24시간 상황관제 및 동작감지센서가 운영되고 있으며, 360도 회전되는 UHB 적외선 CCTV 카메라 200여개가 빈틈없이 감시합니다.

 

마지막으로 안면 생체인식을 통해서면 안으로 들어갈 수 있어 외부침입은 사실상 불가능하다고 자신있게 이야기 드릴 수 있습니다.

 

2) 화재에 대한 물리적보호

 

비가 새서 젖는다던가 하는 것은 당연히 말도 안 되는 일이고, 혹시 있을지도 모를 화재가 발생하는 경우 화재감지시스템에 의해 관할 소방서와 Hot-Line으로 연결되며 스프링쿨러 및 자동확산 분말약제 소화설비가 가동됩니다.

 

또한 내외부에 소화전 및 소화기가 구비되어 있어 빠른 진압이 가능합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 전문성

 

모든 것이 그럴듯해 보여도 전문적이지 않으면 시간이 지날수록 안 좋은 상황이 터질 수 있습니다.

 

예를 들면 저희 고객 중 한 분은 기존 업체에서 나중에 문서를 찾으려 하니 목록화가 제대로 되어 있지 않아 뒤죽박죽 섞여 있고 보존해야 할 문서들이 폐기되어 있다는 사실을 발견하셨다고 합니다.

 

문서보관은 단순히 건물 안에 물건을 두는 행위가 아닌 전문성이 요구되는 서비스입니다.

 

1) ISO-27001 정보보호인증 취득업체인가를 확인해주시면 좋습니다.

각종 인증들이나 수상내역들을 자랑하지만 보안과 관련된 진짜 주요 인증은 ISO-27001 정보보호인증입니다. 받기 어려움만큼 가지고 있는 업체가 거의 없으며 그만큼 자격을 갖추고 있는 업체라는 뜻입니다.

 

2) 개인정보보호 배상책임보험

위와 마찬가지로 각종 보험이 존재하지만, 개인정보유출배상책임에 대한 보험이 가입되어 있는지 확인해주시는 것이 좋습니다. 정보가 유출됐는데 화재보험은 소용이 없겠죠.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 연계성

 

사실 문서보관만 딱 하는 고객사는 거의 없습니다. 이관, 목록화(인덱싱), 전자화(스캔, OCR), 파쇄 등 다양한 연계 서비스를 이용합니다. 특히나 목록화 같은 게 안된다면 그냥 아무 창고에 갖다 두는 것과 크게 다르지 않습니다. 업체를 따로 따로 섭외하는 것도 효율성이 떨어지겠죠^^

 

예를 들면 다른 업무를 위해 왔다 갔다 하면 운반비가 추가로 들겠죠^^ 저희는 이러한 모든 연계 서비스를 모두 함께 제공해드리고 있습니다. 포장해서 이관하는 것부터 시작해서 보존기간이 지나면 파쇄하는 것까지 한번에 이용이 가능하죠^^

 

또한 문서관리시스템을 제공하여 편안하게 업무를 보실 수 있도록 지원해드립니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. 규모

 

아무리 시설이 좋아도 100상자만 맡길 수 있다면 이용하기 어렵겠죠. 저희는 총 3,000평규모에 약 500,000박스의 서류를 수용할 수 있는 대규모 시설입니다. (아마 곧 다 찰것 같아서 추가확장도 계획하고 있습니다.)

 

서류는 가급적 한 곳에서 관리하는 것이 좋습니다. 10만박스 20만박스를 맡겨야 하는데 나눠서 맡겨야 한다면 참 난감하겠죠^^;;

 

또한 저희 고객사들을 보면 대부분 매월 혹은 매년 추가 물량이 발생하곤 합니다. 규모가 작다면 이런 서류들을 맡길 수 없어서 다른 업체를 찾아보고 이용해야하는 불상사가 발생할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. 비용

 

당연하다면 당연한 거지만 비용은 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 저희의 경우 월 최소 보관료를 10만원으로 받고 있습니다.

 

다른 업체들의 최소 보관료는 정확히 알지 못하지만 전문 시설들의 경우 일정 금액 이상으로 받고 있는 것으로 알고 있습니다. 만약 100박스미만의 소량이라면 금액을 고려하여 맡기실지 아니면 창고위탁이나 직접관리를 할지 결정하셔야 합니다.

 

또한 연계된 스캔/목록화/이관/파쇄에도 비용이 발생하니 각각의 서비스 금액을 확인하여 최종 결정을 내리는 것이 좋습니다. 보관료가 싸도 다른 부분까지 고려하면 오히려 더 비쌀 수가 있기 때문이죠^^

 

문서보관이 필요하시다면 언제든지 일사천리다큐먼트로 연락주세요! 최고의 서비스로 모시겠습니다!