공문서 회사서류 보존기간 보관방법 알려드립니다!

안녕하세요 문서보관 전문업체 일사천리다큐먼트입니다.

오늘은 공문서와 회사서류 보존기간 및 보관방법에 대해 알려드리려고 합니다.

 

우선 공문서란 공공기관 내부 or 공공기관과 업무를 위해 공적으로 작성한 문서를 뜻합니다.

즉 공무원들만 사용하는 것이 아니라 회사들도 사용하는 것이죠^^

 

회사에는 또 내부적으로 혹은 고객이나 협력업체를 대상으로 사용하는 서류들도 있습니다.

이러한 서류들은 기록물관리에 관한 법률 시행령 15조에 따라서 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 보존기간을 지켜야 합니다. 보존기간은 생산연도 다음해 1월 1일부터 계산합니다.

 

*행정안전부령과 회사내규에 따른 관리규정도 있어서 상황에 맞춰 보관해야 하며 필요에 따라 기간이 지나도 가지고 있는 기업들도 많습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

모든 것을 다 설명드릴 수는 없지만 어떤 것이 영구대상이고 어떤 것이 10년대상인지 기간별로 간단히 안내해 드리겠습니다.

 

먼저 영구대상은

1. 역사적 가치가 크거나 회사 존속기간 동안 계속 보존해야할 내용

2. 인사관련 중요내용(채용, 보직변경)

3. 이사회, 주주총회처럼 회사에 큰 영향을 미치는 내용

4. 재산, 인허가, 지적재산권 등에 관한 서류와 계약서

5. 규정에 의해 영구 보존이 필요한 것 등 입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10년 대상은 크게 2가지로 나눌 수 있는데요.

 

1. 조사, 연구, 시험, 검사관련 기록

2. 상법에 의한 상업장부와 영업에 관한 것, 예를 들면 회계부서 증빙관계서류, 재무상태표, 중장기 사업계획, 정책서 등을 들 수 있습니다.

 

사업관리, 경영지원, 전략기획부서와 관련된 것들이 많습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5년 대상은 잘 기억해 두시면 좋습니다.

 

1. 법인세법에 의해 매년도 수입/지출관련 지출증빙 영수증, 계산서 등

2. 단기 사업계획서와 관련 내용

3. 교육 및 보안관련 내용으로 특히 1번의 경우 감사 시 필요하기 때문에 잘 챙겨두셔야 합니다.

 

회계팀과 관련된 것들이 많습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3년 대상은

 

1. 근로계약서, 임금관련 계산/지급방법

2. 채용/해고/퇴사/승진 등에 관한 내용

3. 교육, 휴가 및 근로관련 기타 내용으로 노동법에 따른 보존문서들을 잘 챙겨주셔야합니다.

 

인사/총무팀과 관련된 것들이 많습니다^^

*1년은 통상적으로 사용되는 서류들로 특별한 경우가 아니라면 1년정도는 가지고 계시는 것이 좋습니다^^

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1년 미만의 서류들은 사무실 내에 보관하시는 것이 원칙입니다.

황화일이나 바인더 등에 라벨을 부착하거나 제목을 작성하여 쉽게 찾을 수 있도록 같은 종류끼리 나눠서 정리하시는 것을 추천드립니다.

1년이 지나면 사무실에 두셔도 되지만 대부분은 사무실 공간에 여유가 없습니다.

보전기간이 지난 문서들은 파쇄처리를 하셔야 하며, 남은 것들은 외부에 있는 문서고로 옮기셔야 합니다.

*개인정보보호법, 기록물관리규정에 따라 보관기간이 지난 서류들은 소각, 재활용이 아닌 꼭 파쇄처리를 해주셔야 합니다!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

기록물관리를 회사 자체적으로 하는 것에는 제한사항이 많습니다.

 

문서보관을 의해 자체창고를 만들기는 조금 어렵죠. 또 전자화를 위한 스캔, 인덱싱, 보안서류파쇄 등과 같은 영역은 전문업체에 맡기시는 것이 더 효율적이고 관리하기에도 좋습니다.

 

저희 일사천리다큐먼트로 연락주시면 문서보관/인덱싱/전자화(스캔)/이관/파쇄까지 모두 책임지고 도와드리겠습니다^^