문서보관비용 예산책정 시 알아둬야 할 것들

어이 나대리 사무실 공간이 좁아서 문서보관 좀 맡기려고 하는데 예산 좀 뽑아봐~

아마 직장 상사에게 이런 이야기를 들었다면 상당히 난감한 기분이 들었을 겁니다.

 

특히나 나중에 가서 이거 하면 이 비용 저거 하면 저비용이 든다는 이야기를 듣게 돼,

막상 일을 진행한 후 보고할 때마다 머리를 쥐어 뜯고 싶은 심정이 될지도 모르는데요.

 

오늘 문서보관비용 예산책정 알아둬야 할 것들에 대해 알려드리겠습니다.

잘 기록하고 계셨다가 견적 받으실 때 잘 확인해주시면 성공적인 예산보고를 하실 수 있습니다^^

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 문서보관비용은 어떻게 책정될까?

 

첫번째로 확인하실 것은 서류 양입니다. 양은 2가지로 나눌 수 있는데 1. 박스 2. 장수 입니다.

 

박스는 보통 우체국 기준 4~5호사이를 많이 사용하고 많이 보급되어 있는데 사이즈를 체크해서 이야기해주셔도 됩니다. 혹은 4호기준 00개라고 이야기해도 됩니다.

 

서류는 보통 A4 사이즈의 종이를 많이 사용하는데 00장이라고 말하시면 됩니다.

예산 책정용 견적이기 때문에 여유있게 부르시는 것이 좋습니다.

 

그외에도 서가, 모빌랙 등에 있는 경우 몇 련 몇 단인지 이야기해주시면 되고 파악이 어렵다면 사진을 찍어서 보내주시는 것도 한 방법입니다. 물량이 많다면 방문견적을 요청하셔도 됩니다.

 

2가지 확인해 주셔야 할게 더 있는데 1. 포장 2. 운반 입니다.

 

포장이 안되어 있는 경우 박스와 포장비가 추가되며, 운반을 직접하지 않는다면 운반료가 발생합니다.

마지막으로 서비스는 보통 연간계약 제공되기 때문에 특별한 경우가 아니라면 연단위의 금액을 확인해주시면 됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 인덱싱은 무료가 아니다

 

업체에서 말하는 비용은 어디까지나 보관료일뿐입니다. 어디까지나 옮겨서 쌓아두는 작업까지만 할뿐이죠.

 

인덱싱은 서류에 번호를 매기는 작업이라고 할 수 있는데요.

이 작업을 하지 않으면 문서가 어디에 있는지 찾기 어려워 나중에 곤란한 상황이 발생할 수 있습니다.

 

몇 평에 얼마라고 하는 업체들은 인덱싱 제공이 어려울 확률이 매우 높은데요.

문서보관전문업체는 규격화된 박스단위로 보관 및 기타 서비스가 제공됩니다.

 

인덱싱은 사람을 투입해서 작업해야 하기 때문에 결코 저렴하지 않습니다.

나중에 뭐야 예산다 보고해놨는데 이렇게 더 든다고?! 하시는 상황이 발생하지 않도록 금액을 잘 확인해두셔야 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 우리 회사에 스캔이 필요할까?

 

스캔(전자화)는 종이로된 서류를 굳이 찾지 않아도 내용을 확인(편집)할 수 있다는 큰 장점이 있습니다.

그러나 단점은 역시나 가격이 비싸다는 것이겠죠^^;;

 

전자화 방식은 2가지로 나뉘는데 하나는 이미지 스캔이고 하나는 OCR 문자인식입니다.

금액은 장수로 계산되는데 필요로 서비스를 확인하셔서 예산을 받아두는 것이 좋습니다.

 

요즘 물가 비싼거 아시죠? 보안서류를 택배로 보낼수도 없고….

운송료도 상당하기 때문에 회사 특성에 따라 전자화하는 것이 더 저렴할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. 보존기한이 지난 서류은 어떻게 처리할까?

 

서류를 보관하면 하루하루가 돈입니다.

보존기한이 지난 불필요한 서류들은 보안을 위해서도 비용적으로도 폐기하는 것이 좋습니다.

문서파쇄비용도 예산으로 잡아두면 되겠죠.

 

파쇄대상 서류를 제외한 나머지 서류들의 물량을 체크해서,

보관+인덱싱+스캔 비용을 종합적으로 확인하면 보다 정확한 예산을 산출하실 수가 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

문서보관 시장은 폐쇄적입니다. 현재 한국에 제대로 된 서비스를 제공할 수 있는 회사가 몇 없기 때문입니다.

몇 개 업체에서 비교견적을 할 수 있겠지만 이 가격이 적정한지 우리에게 도움이 되는지 확인하기 어렵습니다.

 

이럴 때는 현재 사용중인 공간의 임대료는 얼마인지? 관리를 위한 인력, 시간은 얼마나 들어가는지? 체계적인 관리가 안되고 있다면 문제 발생 시 리스트는 얼마인지? 등 다양한 시각으로 검토하셔서 결정하시는 게 좋습니다.