문서전자화란 무엇인가? (스캔, OCR, OMR, RPA)

안녕하세요. 문서스캔 전문업체 일사천리다큐먼트입니다.

 

문서전자화 분야는 매년 규모가 성장하고 있습니다. 전자화를 하면 불필요한 문서보관비용을 줄일 수 있고 필요한 서류를 빠르게 찾을 수 있어 업무 효율성이 높아집니다.

 

2020년 전자문서 기본법 개정을 통해 그 추세는 더욱 뚜렷해졌는데요.

 

막상 시도하려다 온라인 상의 정보가 적어 무슨 말인지 잘 모르겠고 구체적으로 어떻게 진행되는지 알기가 어렵습니다. 문서스캔? OCR? OMR? RPA? 정말 난해하죠….

 

지금부터 문서전자화에 대해 자세히 알려드리겠습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

먼저 용어들에 대해 설명해드리겠습니다.

 

1. 문서스캔

 

스캔 하면 가장 많이 떠오르는 방식으로 서류를 jpg, pdf형태의 이미지로 저장하는 방법입니다. 소량의 서류는 회사 복합기 스캐너를 통해 작업하기도 하지만 대량의 서류나 문서고에 있는 서류들을 전자화하는 경우에는 전문업체를 이용하는 것이 좋습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. OCR

 

optical character recognition의 약자로 한국말로 번역하면 광학식 문자 판독입니다. 한글명에서 볼 수 있듯 단순히 이미지를 저장하는 것이 아니라 서류에 적힌 글들을 판독하여 텍스트로 만들어 줍니다.

 

책이나 인쇄물의 경우 판독률이 높지만 수기로 작성한 경우에는 상대적으로 판독률이 떨어집니다. 즉 사람이 다시 한번 검수해야 합니다.

 

그래도 일일이 텍스트를 치는 것 보다는 훨씬 작업속도가 빨라 변형 가능한 전자문서 보관이 필요한 경우에 이용하시면 좋습니다.

 

*비슷한 유형으로 MICR이 있는데 미리 정의된 글꼴, 특정 형식의 문서만 지원이 가능하여 은행 수표와 같은 특정 분야에서만 활용됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. OMR

 

OMR은 학창시절 많이 들어봤을 텐데요. 시험을 볼 때 OMR카드를 제출하죠. optical mark reader의 약자로 광학마크판독기이라고 부릅니다.

 

한글명에서 알 수 있듯 스캔보다는 판독 작업이라고 생각해주시면 됩니다. 흔히 시험지 답안지 처리나 설문조사에서 많이 사용됩니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. RPA

 

최근 OCR과 함께 많이 사용됩니다. 스캔의 한 유형이라기 보다는 디지털전환의 한 개념으로 Robotic Process Automation, 로보틱 처리 자동화라고 부릅니다.

 

단어에서 볼 수 있듯 정해진 규칙과 프로세스에 따라 자동으로 전자작업을 처리합니다. 즉 OCR을 통해 전자화된 문서를 자동으로 처리하는데 유용합니다.

 

앞으로 더욱더 OCR과 뗄래야 뗄 수 없는 작업이 될 가능성이 높습니다. 경비처리, 이메일 정리와 같은 단순업무부터 반복적인 수행이 필요한 업무처리까지 RPA를 이용하면 가능합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

지금까지 스캔과 전자화에 관한 기본 개념을 이야기 드렸는데요.

전자문서로 만들었다면 그걸 또 잘 이용할 수 있어야겠죠.

 

문서통합관리 시스템을 통해 필요한 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 인덱싱 작업과 관리프로그램 개발은 기본입니다.

전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정에 맞춰 작업을 관리해야 하며 또 각 고개사별 상황에 맞춰 프로그램을 커스터마이징 해야 합니다.

 

현재 가장 많이 이용하는 서비스의 형태로 계약서나 고객정보 등을 이미지화하여 보관한 다음 필요할 때 찾아서 사용하는 형식입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OCR의 경우 문서편집이 필요한 경우 많이 이용하는데 아직 보급은 많이 이루어지지 않았습니다. 정보를 전자문서로 작성하는 것을 사무실에서 따로 진행되는 경우가 많기 때문인데요.

 

구글트렌드 검색량을 보면 RPA와 함께 꾸준히 우상향 곡선을 그리고 있습니다. 그만큼 조금씩이지만 관심과 이용이 증가하고 있습니다.

 

최근에는 AI OCR이라고 해서 AI과 딥러닝 기술을 통해 분석률이 올라가고 있지만 그래도 100%는 아니기 때문에 사람의 검수는 필요합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

문서전자화란 단순히 페이퍼리스를 의미하지는 않습니다.

 

물론 종이 없이 전자로 업무들을 처리하는 것은 맞습니다만 또한 종이로 작성된 문서들도 전자화하여 관리하는 것을 포함하는 포괄적인 의미입니다.

 

그 과정 중에 불필요한 문서보관 비용을 줄일 수도 있고 반대로 문서와 전자서류를 이중으로 보관함에 따라 더 안전하고 편리하게 이용할 수도 있습니다.

 

문서스캔 OCR 등의 작업이 필요하시다면 문서스캔 전문업체 일사천리다큐먼트로 언제든지 연락주세요!