전자문서 vs 종이문서보관 어느 게 더 좋을까?

안녕하세요. 문서종합관리 전문업체 일사천리다큐먼트입니다.

 

전자문서법이 생기고 개정을 거친 이후 이제 전자문서들도 법적으로 그 효력을 인정받아 굳이 종이서류를 가지고 있지 않아도 되는 시대가 되었습니다. (공인전자문서는 「공인전자문서법」에서 보관에 대한 규정을 확인해주세요.)

 

그럼에도 아직까지 종이를 선호하는 인사총무담당자들이 많은데요.

전자서류 vs 종이문서보관 중 어느 것이 더 좋을까요?

 

정답부터 말하자면 둘 다 하는 것이 좋습니다. 둘 다 각각의 장단점이 있기 때문에 함께 해야 최고의 효과를 볼 수 있습니다. 반대로 말하면 둘 중 하나만 하는 것은 추천 드리지 않습니다. 함께 살펴보실까요? ㅎㅎ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	전자문서	종이문서
보관형태	서버, 외장하드	문서고, 모빌랙, 캐비닛
장점	-수정 및 관리가 쉽다 -대량 생산이 가능하다. -보관공간을 거의 차지 하지 않는다.	-익숙하고 안전한 느낌 -제출하기 좋다. -보안성이 높다
단점	-자료손상에 대한 큰 위험성 -정보보안에 취약하다. -호환이 잘 안될 수 있음 -해킹 위험성이 존재함	-보관에 공간을 많이 차지함 -관리하기에 어려움 -운반 시 불편함 -버리는데 돈이 많이 든다.
비용	보통~비쌈	보통
업체	스캔 or ocr업체	문서보관소

1. 보관형태

 

전자문서는 주로 서버나 외장하드에 보관합니다. 즉 물리적인 저장장치가 필요하다는 소리입니다.

 

서버는 구축하는데 많은 비용이 들기 때문에 소규모인 경우 Nas를 사용하거나 일반적인 외장하드를 사용하는 경우도 있습니다. 공간이 거의 필요하지 않기 때문에 사무실이 좁다면 참 유용하겠죠.

 

반면 종이문서는 문서고나 모빌랙과 같은 별도의 공간을 필요로 합니다. 모빌랙은 보관하기에 좋고 찾기에도 쉽다는 장점이 있지만 많은 공간과 비용을 필요로 한다는 단점도 존재합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 비용

 

순수하게 비용을 비교하면 은근히 전자문서로 보관하는 데는 돈이 많이 들어갑니다.

 

예를 들면 종이 1장에 50원이라고 친다면 음 얼마 안하네? 라고 생각할 수도 있지만 A4상자 1박스가 2500장입니다. 100박스라고치면 2만5천장이고, 125만원이라는 결과가 나옵니다. 20만장이라면 천만원이라는 돈이 들어가죠ㅠ

 

만약 이걸 컨테이너에 넣는다고 하면 대략 한달에 30만원, 회계문서기준 5년간 둔다고 하면 48개월(1년은 사무실에), 1440만원이라는 돈이 들어갑니다. (운반비제외)

 

근데 이건 단순히 스캔까지만 한 금액이고 편집가능하도록 OCR 스캔 후 관리한다고 하면 서버를 포함 몇 배의 금액을 필요로 합니다.

 

*금액은 어디까지나 예시입니다. 물량이나 방법, 기간에 따라 달라집니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 전자문서보관 장단점

 

가장 큰 장점은 편리성입니다. 권한 설정에 따라 권한을 부여 받은 누구나 어디에서든지 접근하여 열람할 수 있고 또 편집까지 가능합니다. 공간차지도 거의 하지 않아 서버관리만 잘해주면 정말 편리하죠.

 

반대로 말하면 이것들이 큰 단점이 됩니다. 해킹 당하면 다 털릴 수도 있고 서버가 날라가면 자료가 다 날라갈 수 있습니다. 그래서 백업은 당연히 필수이고, 또 종이로도 보통은 함께 보관합니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. 종이문서보관의 장단점

 

인사총무담당자님의 말에 따르면 종이가 최고다라고 합니다. 어디서 감사가 나오거나 제출해주거제 할 때 아직까지는 종이로 가지고 있는 게 좋다고 합니다. 그만큼 아직은 법적효력여부를 떠나서 종이가 더 친숙하고 편하다는 이야기겠죠.

 

그래서 아직까지는 전자문서를 쓰더라도 종이로도 가지고 있는 곳이 많습니다. 단점은 공간을 많이 차지해서 자사 문서고가 없다면 외부업체에 맡겨야 합니다. 운반, 보관, 파쇄 등 여러 부대비용이 들어간다는 단점이 존재합니다. 특히나 찾기가 어렵다는 문제가 있는데 인덱싱 후 문서관리시스템에 등록하면 그 부분은 어느정도 해소할 수 있습니다.

 

전자문서와 종이문서를 관리하는 업체들은 서로 다른데요. 저희는 여기에 더해 문서파쇄 서비스까지 문서종합관리 서비스를 제공해드리고 있습니다.

 

여러 곳에 분산해서 맡기는 것보다는 한 곳에 맡기는 것이 좋겠죠^^ 안전한 문서보관이 필요하시다면 일사천리다큐먼트로 연락주세요.