보안 문서이관 서류운송 기록물보관 방법

안녕하세요. 오늘은 보안 문서이관, 서류운송 방법에 관한 이야기를 나눠 보려고 합니다.

 

기업의 기밀이 담겨있는 문서이니만큼 여간 신경이 많이 쓰이는 게 아닌데요.

그렇다 보니 업체에 맡기길 꺼려하시는 분들도 많습니다.

 

또 오래된 기록물들까지 사무실에 가지고 있다가 공간이 부족해져 힘들어 하시는 분들도 많습니다.

기록물보관 업체들이 어떻게 맡아 드리는지 까지 모두 알려드리겠습니다!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 문서이관 방법

 

1) 직접 운반

회사에서 직원들이 직접 옮기는 방식입니다. 포장하고 나르고 차로 이동하는 시간을 생각하면 결코 적은 시간이 아닙니다. 흔히 직원은 월급의 3배만큼 이익을 내야 한다는 말이 있습니다. 그 정도 이익은 내야 회사가 굴러간다는 소리죠. 단언컨대 회사입장에서 보면 직원이 나르는 것은 큰 손해입니다.

 

2) 용달이용

다마스나 용달차를 불러서 나르는 곳도 있습니다. 이렇게 옮겨도 문서가 분실되거나 누가 훔쳐갈 확률은 매우 적습니다. 간편하고 저렴하기까지 하죠. 하지만 문서이전전문업체에 비해 더 사고 위험이 높은 것은 사실입니다. 약간의 비용을 아끼기 위해 약간의 위험을 더 감수할지는 잘 선택하고 결정하셔야 합니다.

 

3) 문서이관 전문업체 이용

용달에 비해 상대적으로 비싸긴 하지만 제일 안전한 방법입니다. 안전한 박스포장과 탑차, 봉인실까지 철저한 보안이 지켜집니다.  또 하나의 장점이라면 연계성입니다.

문서고의 모빌랙, 앵글랙부터 서랍장까지 다양한 이전설치를 함께 받으실 수 있습니다.

추가로 문서정리까지 깔끔하게 진행이 가능합니다. 만약 문서종합관리업체를 택한다면 더 큰 장점들이 많습니다. 문서목록화, 스캔, 보관과 같은 서비스를 함께 받으실 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 기록물보관

 

1) 사무실

사무실에 두는 방법도 여러가지가 있습니다. 서류의 양이 적다면 서랍장을 이용하시면 됩니다. 가급적이면 문이 있어 외부에 노출되지 않으면 더 좋겠죠.

양이 좀 된다면 문서실을 별도로 만들어 주시는 게 좋습니다. 문서실은 공간형태와 크기에 따라 앵글랙 또는 모빌랙으로 꾸며주시는 것을 추천 드립니다. 참고로 모빌랙을 설치하기 위해서 일정 공간이 필요하며, 적지 않은 돈이 필요합니다.

 

2) 일반(컨테이너) 창고

외부에 있는 일반 창고에 문서보관을 맡기는 경우도 많습니다. 그 중에서도 저렴한 컨테이너가 주 보관장소입니다.

보안이야 케바케니 논외로 하더라도 시설은 아무래도 사무실이나 전문문서창고에 비해 열악할 수 밖에 없습니다. 온습도 조절이나 화재예방, 해충으로부터 자유로울 수 없다는 단점이 있습니다. 그래도 서류상태가 그렇게 중요하지 않다면 이용하는 것도 나쁘진 않습니다.

 

3) 문서창고

문서창고도 어떤 곳은 온습도 관리도 안되고, 기본적인 인덱싱서비스조차 제공되지 않는 곳이 있는 반면 저희처럼 최신식 보안/방재시스템까지 갖춰져 있는 곳도 있습니다.  알아보고 고르셔야겠죠^^

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. 일사천리다큐먼트

 

저희는 문서종합관리업체로 문서이관, 보관, 인덱싱, 스캔 등 종합관리 서비스를 제공하고 있습니다.

경기도 이천에 3000평규모의 최신식 문서보관시설을 갖추고 있으며, 유수의 대기업들이 이용하고 있습니다.

 

사서 자격증을 겸비한 전문가가 체계적으로 기록물을 관리하고 있습니다.

또한 개인정보보호 배상책임보험, ISO-27001 정보보호인증 등 정보 특화 인증취득과 보험가입을 했습니다.

 

자세한 시설현황 및 서비스, 인증내역 등은 홈페이지에서 확인하실 수 있습니다.

보안 문서이관 서류운송 기록물보관 전문업체를 찾고 계시다면 일사천리다큐먼트로 연락주세요.

 

고객님의 소중한 정보를 정말 안전하게 지켜드리겠습니다.